RIBW Nijmegen en Rivierenland

Vervanging ECD

In 2017 heeft de RIBW besloten om over te stappen naar een ander Elektronisch Cliënten dossier (ECD). In juli is het contract getekend met Nedap voor het gebruik van ONS. Daarbij werd een ambitieuze start datum van 1 januari 2018 gekozen om daadwerkelijk over te stappen naar ONS. Die startdatum gold niet alleen voor de cliënt administratie en de zorgregistratie, maar ook voor het roosteren en uren registratie van alle intramurale zorgmedewerkers, de uren registratie van ambulante zorgmedewerkers en van alle medewerkers van ondersteunende diensten. Daarmee was er in feite een dubbele overstap: van het “oude” ECD naar ONS en van het “oude” roostersysteem naar ONS.

Na het afsluiten van het contract met Nedap is Erik als projectmanager begonnen aan dit migratie project.

Naast de omzetting van de administratieve gegevens van de cliënten is binnen het project de opzet van het zorgplan vastgesteld. Het was niet mogelijk om de zorgplannen geautomatiseerd om te zetten vanuit het oude ECD naar ONS. De persoonlijk begeleiders met een grote workload (lees: verantwoordelijk voor meer dan 5 zorgplannen) werden ondersteunt door extra ingehuurde mensen die de zorgplannen omzetten. De overige 5 zorgplannen moesten de PBers zelf omzetten als onderdeel van de training voor het gebruik van ONS.

De inrichting van het rooster was relatief eenvoudig. Echter een afwijking door de RIBW van de CAO, leidde ertoe dat het voor één bepaald uursoort niet mogelijk was om goed te registreren als dat geschreven werd op een tijdstip dat ORT uitgekeerd moest worden. Hiervoor is binnen ONS en met een specifieke werkbeschrijving een creatieve oplossing bedacht.

De extra bezetting van de helpdesk begin januari bleek niet nodig te zijn. De trainingen voor de begeleiders en de roosteraars bleken hun vruchten af te werpen.