Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed

Digitalisering archief panddossiers

In 2014 werd bij de RCE duidelijk dat het digitaliseren van de archieven van de panddossiers een fulltime projectmanager nodig had. De digitiseringswerkzaamheden waren tot dan toe gefragmenteerd en zeker niet gestructureerd. Dat had er al toe geleid dat archieven kwijtgeraakt waren, zowel de fysieke als de digitale versie.

RCE vroeg Erik Visser om het project op te pakken en goed neer te zetten, om de techniek goed te laten aan sluiten bij de werkprocessen van de verschillende afdelingen en bij het beleid van de organisatie. Enerzijds moet er dus een goede structuur bepaald worden voor het proces van digitaliseren. Daarbij moeten ook de eerder gedigitaliseerde dossiers op hetzelfde kwaliteitsniveau gebracht worden. Dat is nodig om te kunnen voldoen aan de voorwaarden voor het recht op substitutie. Pas als dat recht ontvangen is, mag het papieren dossier vernietigd worden.

Kwa techniek is het proces van digitaliseren zo opgezet dat enerzijds de kwaliteitseisen geborgd zijn en anderzijds ondersteunend is aan de functionele eisen die vanuit de RCE gesteld werden. Zo moest geborgd worden dat de digitale bestanden gegarandeerd decennia later nog te lezen zijn en moest de mogelijkheid geboden worden om Google-achtig te kunnen zoeken binnen de bestanden.

Daarmee is een systeem opgeleverd waarmee de dossiers digitaal opgevraagd kunnen worden. Dit systeem moest aansluiten bij de werkprocessen van de verschillende gebruikers, zoal de juridische afdeling (bijvoorbeeld bij de beantwoording van WOB-verzoeken), dat beduidend anders dan het werkproces van subsidieverleners, of onderzoekers.

Uiteindelijk is binnen een jaar het gehele proces opgetuigd. Maanden later, nadat de papieren dossiers via dit proces gedigitaliseerd waren, is recht op substitutie verleend en zijn de papieren dossiers daadwerkelijk vernietigd.